Kolik e-mailů denně přečtete? I vy máte nutkání číst si zprávy či nové posty na Facebooku, jakmile vám pípne telefon, a to bez ohledu na to, co právě děláte? Telefonujete a současně se věnujete jiné činnosti? Pak byste měli vědět, že multitasking, který donedávna velebila celá manažerská obec, má přece jen vážné trhliny.
Mezi psychology a odborníky na time management se objevily názory, že multitasking je vlastně nesprávným pojmenováním stavu, kdy se snažíme kličkovat mezi několika úkoly v domnění, že takto budeme produktivnější. Ve skutečnosti však jde spíše o takzvaný task-switching, což ve volném překladu znamená přepínání mezi úkoly. Náš mozek však není stvořen k tomu, aby zvládal řadu činností v téže době. Co tedy multitasking reálně způsobuje?
Fungujeme pomaleji
Navzdory víře mnohých, že díky multitaskingu ušetří čas, je opak pravdou. Ve skutečnosti vám zabere mnohem více času, pokud budete přepínat mezi jednotlivými činnostmi místo toho, abyste se postupně soustředili na každou zvlášť. Mozek je totiž zatížen neustálým vyhodnocováním toho, která role má větší prioritu a protože počet úkolů se zvyšuje, zdá se být nejlepším řešením udělat „od každého trošku“.
Nevidíme hlavní cíle
Přetlak úkolů, které klademe na svá bedra, způsobuje, že pouze reagujeme na problémy namísto toho, abychom se propracovali hlouběji k podstatě věcí a vyřešili je. Často se naopak stává, že nejtěžší úkoly, z nichž máme strach kvůli délce jejich trvání nebo obtížnosti, odkládáme zbytečně na později.
Děláme chyby
Víte o tom, že skákáním z jedné úlohy na druhou můžete svou produktivitu snížit až o 40 procent? Navíc, přetížení mozku způsobuje, že se pořádně nesoustředíte ani na jednu činnost, v důsledku čehož děláte chyby, především při aktivitách, které vyžadují kritické myšlení, takže se k týmž úkolům musíte vracet znovu.
Žijeme ve stresu
Když se vaše pozornost dá lehce zlákat na několik úloh zároveň, ocitáte se v neustálém „stavu pohotovosti“. Nedokončené úlohy tlačíte před sebou, aniž jste je ukončili, takže na konci dne vám v konečném důsledku chybí pocit z dobře vykonané práce. A to přesto, že jste byli maximálně zaneprázdněni a řešili desítky záležitostí.
Unikají nám detaily
Lidé, kteří mají sklony k multitaskingu, často vůbec nezaregistrují očividné věci – svět kolem totiž vnímají selektivně. Jeden experiment na washingtonské univerzitě například ukázal, že až 75 procent studentů, kteří při telefonování procházeli areálem školy, absolutně nezaregistrovali, že kolem nich jezdí klaun na jednokolce. Své okolí vnímali pouze technicky, ale jejich mozek reálně nedokázal zpracovat podněty pro krátkodobou paměť.
Neumíme se rozhodovat
Přetížení kognitivních funkcí mozku způsobuje, že jeho výkonnost klesá. Množství věcí, které si musí zapamatovat, totiž často uvízne v pomyslném trychtýři, takže vědomí o důležitých informacích se zablokuje a člověku to omezí schopnost dělat správná rozhodnutí.
Máme sklony se přejídat
Nevěříte? I když to může znít podivně, několik studií opravdu potvrdilo, že byste se při jedení měli vyvarovat takovým činnostem, jako jsou sledování televize či kontrola e-mailů. Váš mozek je totiž příliš zaneprázdněn na to, aby se dokázal plně koncentrovat na proces jedení, a tedy vám nemůže vyslat signál, že žaludek je již sytý.
Nemyslíme kreativně
Multitasking vyžaduje množství takzvané „pracovní paměti“ nebo, jednoduše řečeno, mnoho úložné kapacity. Když si svůj „harddisk“ zaplníte, mozku nezůstane prostor na zpracovávání informací a generování nápadů. Lidé, kteří se považují za experty v multitaskingu, mají ve skutečnosti velké problémy s představivostí a kreativním myšlením.
Co tedy pomáhá?
- Soustřeďte se jen na jednu činnost, dokud ji nedokončíte. Zkuste začít po jednotlivých hodinách.
- Uplatněte pravidlo 80/20 – 80 procent energie vložte do 20 procent nejdůležitějších úkolů.
- Úkoly, které vyhodnotíte jako klíčové a nejzávažnější, řešte vždy jako první.
- Jednotlivé druhy činností řešte nárazově resp. v blocích, například placení účtů, čtení e-mailů či odpovídání na zprávy.
- Pokud se věnujete roli, na kterou potřebujete více času, vypněte si telefon i e-mailovou schránku. Vytvořte si prostor pouze pro sebe.
- Vyhraďte si čas na spánek a nicnedělání, abyste si „vyčistili“ paměť a urovnali myšlenky. Jen tak dokážete vidět celý les, nejen stromy.
