Pravdy a mýty o time managementu

Seneca jednou řekl: „Nemáme málo času, jen mnoho času promarníme.“ Zdá se, že starověká moudrost neztratila nic ze své platnosti ani v současnosti – přesto, že se spoléháme na zásady time managementu, stále jaksi nestíháme. Máme pocit, že pracujeme na 200 procent, na konci dne však nevidíme žádné výsledky. Co tedy v rámci time managementu opravdu funguje? A co je jen mýtus?

Dá se řídit čas?

Odborníci na efektivitu práce tvrdí, že time management, neboli řízení času a jeho úspora vlastně nejsou možné. Dá se to přirovnat k dietě – můžete ji držet, jak chcete, ale zdravějšími vás to neudělá, potřebujete hlavně zdravou životosprávu. Namísto snahy řídit čas bychom proto měli řídit množství úkolů, které na svá bedra denně naložíme. Příliš velké sousto závazků je jedním z hlavních nepřátel efektivity práce.

Stanovte si priority

Správná organizace práce je založena na vytyčení klíčových úkolů a méně důležitých povinností – podobně, jako když plníte skleněnou nádobu nejdříve velkými kameny, pak kamínky a pískem a nakonec vodou. Nejtěžší, nejdůležitější či kritické úlohy bychom měli udělat jako první v pořadí, nejlehčí a méně podstatné na závěr.

Nebuďte nedočkaví

Mnoho manažerů tvrdí, že největším problémem je najít si vůbec čas na přehodnocení svého přístupu k práci. Nejlépe však uděláte, pokud na radikální změny raději zapomenete. Ideální je zavádět do svého života progrese krok po kroku. I úspora v podobě 20 či 30 minut času denně vás motivuje více než neustálé zklamání z toho, že jste zase nezvládli udělat vše, co jste měli v plánu.

Klíčovým úkolům je třeba věnovat největší pozornost.

Plánujte úlohy jako setkání

Velkým problémem manažerů a podnikatelů je i přeceňování seznamů povinností, které je třeba splnit. Evidence úkolů však zůstává pouze záměrem a ve skutečnosti nám vůbec nepomáhá, jen nám připomíná, co jsme ještě neudělali. K úkolům raději přistupujte jako k mítinkům s klienty – zapíšete si je do diáře ke konkrétnímu časovému úseku, případně vyznačte délku jejich trvání. Takto jim budete v průběhu dne věnovat seriózní pozornost.

Nepřítel přichází zevnitř

Rozptylují vás v průběhu dne prosby kolegů, nečekané urgentní úkoly či telefonáty od šéfa? Experti na efektivní využívání pracovní doby vyzývají, abychom se přestali vymlouvat na ostatní. Externí ruchy prý nejsou největšími požírači našeho času, nepřítelem číslo jedna jsou naše vlastní mentální „odbočky“, jako prokrastinace či překlikávání se na stovky podružných internetových stránek při vyhledávání informací.

Zjistěte, kdy jste nejvýkonnější

Vytvořte si vlastní pracovní návyky, například při kontrole emailů, které budete pravidelně řešit v určitých úsecích dne. Zjistěte, ve kterých hodinách máte nejlepší výkonnost a sem soustřeďte všechny stěžejní úlohy svého harmonogramu. V době, kdy se jim věnujete, ztlumte si telefon, zavřete nepotřebná okna v prohlížeči a udělejte si pohodlí, abyste se dokázali soustředit na samotný úkol.

Vytvořte si časovou rezervu

Velké projekty si rozdělte na dílčí kroky, kterým se můžete věnovat po přestávkách. Jednak si v nich uděláte lepší přehled, jednak vaše práce v průběhu dne nebude jednotvárná. Zároveň si jako rezervu vyznačte v plánu alespoň jednu „prázdnou“ hodinu, která vám poskytne prostor pro řešení aktuálních urgentních úkolů. Vyhnete se tak problému s časovým skluzem kvůli věcem, se kterými jste předtím nepočítali.

Sledujte čas

Své časové skluzy nejlépe odhalíte, když je změříte. Perfektním pomocníkem jsou v tomto případě různé aplikace na sledování času (nám se například osvědčil Toggle). Na začátku může být trošku omezující spouštět časomíru u jednotlivých úloh, ale v konečném důsledku vás to opravdu posune dál. Nejenže zjistíte, jak dlouho vám jednotlivé úkoly trvají, zároveň přijdete na to, jak rozložit svůj čas mezi dílčí povinnosti tak, abyste pracovali efektivněji.

I soukromí patří do diáře

Neomezujte svůj denní „příděl“ času v harmonogramu jen na práci. Může se vám snadno stát, že soukromé věci zatlačíte do pozadí. Vyhraďte proto v rámci plánování adekvátní prostor i nepracovním aktivitám a odpočinku, včetně krátkých přestávek během práce. Jak se nejnověji říká, čas jsou více než peníze – čas je život. Ušlý zisk můžete opět vydělat, ale ztracený čas vám nikdo zpět nevrátí.