Pracovní produktivita je již dlouhá léta předmětem nekonečných diskusí, odborných článků, blogů a vrtá v hlavě i vývojářům různých „smart“ aplikací, které pomáhají při zvládání projektů a týmů, sledují čas strávený jednotlivými úkoly či se prostě snaží celý pracovní proces nějakým způsobem usnadnit. Podívejme se tedy na to, které z nich se opravdu vyplatí vyzkoušet.
Evernote
Představuje jeden z nejoblíbenějších nástrojů na organizaci práce, především různých druhů dokumentů, ať už jsou to obrázky, texty, smlouvy, skenované či audio dokumenty, ale i různé osobní složky, jako jsou lékařské zprávy. Můžete je přidávat do elektronických poznámek, přičemž každou z nich můžete nejen zařadit, ale i ukládat ve formě PDF nebo posílat. Je to skutečný nástroj do terénu, takže nekonečné zápisky či záznamy nápadů a úkolů můžete dělat i za chodu.
Úkoly se dají třídit na urgentní, průběžné či takové, které se dají odložit na později. Co určitě oceníte, je, že díky tomuto nástroji můžete digitalizovat své papírové dokumenty, ale i pracovní vizitky, které se většinou povalují v zásuvkách či obalech. Díky rozšíření prohlížeče může dokonce jedním klikem uložit celou webovou stránku pro budoucí potřeby. Dokonce si do Evernote můžete ukládat emaily, zajímavé články nebo statusy na sociálních stránkách.
Aplikace je zdarma, v rámci ní můžete měsíčně nahrát 60 MB dokumentů a umožňuje synchronizaci 2 zařízení, ale má také placené verze s rozšířeným objemem dat či možnostmi využití – Plus (29,99 eur/ročně) nebo Premium (59,99 eur/ročně ). Největší výhodou placených verzí je, že s dokumenty můžete pracovat i offline, tedy bez přístupu na internet.
Asana
Hybridní cloudový manažer úkolů a projektů pro jednotlivce, ale zejména pro organizace či týmy, který můžete získat zdarma, pokud do něj zapojíte maximálně 15 lidí. Asana se potenciálním uživatelům představuje pod heslem „týmová práce bez emailu„. Paradoxně, vypadá i pracuje ve stylu emailové schránky, rozdíl je jen v tom, že komunikaci člení na projekty, ke kterým lze přidávat termíny, ale i oblíbený „like“.
Každý člen může vidět, jaký objem práce a kolik povinností ho v daný den čeká. Projekty se člení na sekce, ty na úkoly a různé dílčí úkoly. Díky tomuto nástroji se dají vytvářet samostatné konverzace mezi členy týmu, ale komunikace může být navázána na konkrétní úkoly, ke kterým spolupracovníci přidávají své komentáře. Rovněž se dá velmi snadno sledovat progres jednotlivých úloh či projektů.
Perfektní je, že dokončené projekty jednoduše zkopírujete a použijete jako šablonu pro další. Pokud se zjistí, že někdo má na svých bedrech více práce, mohou se úlohy hravě přerozdělit, aby projekt postupoval rychleji. K značné úspoře času a větší efektivitě přispívají i klávesové zkratky.
Tento nástroj je kompatibilní s Google Drive, Google kalendářem i službou iCalednar, Zapier či Toggl. Ve vyšších verzích můžete ocenit, že jednotlivé úkoly se dají vzájemně propojovat, takže nástroj vás „nepustí“ k následujícímu, dokud není hotová předchozí část projektu.
Basecamp
Patří k manažerským nástrojům, které mají přehledné rozhraní, a tudíž se opravdu snadno používají. Projekty umožňuje sledovat prostřednictvím seznamů úkolů či diskusí, které hravě doplníte i soubory, jako jsou obrázky nebo videa.
V této platformě se dají vytvářet projekty a přiřazovat k nim úkoly s termínem. Umožňuje také přidávat komentáře a označovat (tagovat) jiné členy týmu. Výhodou je, že minimalizuje množství odboček a rozptýlení, které vás odvádějí od práce. Všechny související emaily se soustřeďují do jedné diskuse či úkolu, přičemž Basecamp k nim posílá upozornění pouze těm členům týmu, kterých se týkají.
V rámci každého týmu či projektu máte k dispozici 6 základních nástrojů – seznamy úkolů, takzvaný message board, kam je možné přidávat oznámení či posílat aktualizace o stavu projektů, chatovací „místnost“ určenou pro rychlé rozhovory v rámci týmu, plán úkolů, ve kterém se dají vyznačit termíny a cíle, prostor na organizaci a ukládání dokumentů a automatické kontroly, díky kterým lze získat informace od týmu na pravidelné bázi.
Momentálně existuje novější verze (Basecamp 3), která je z hlediska nákladů efektivnější a nabízí i novější funkce. Jedinou nevýhodou je, že při změně si do nové verze nemůžete přesunout i celou historii stávajících projektů.
Teamwork Projects
Dostupná, jednoduchá a zároveň funkční cloudová platforma pro správu práce v rámci týmu. Je velmi podobná Basecampu, disponuje však několika dalšími funkcemi. Jednou z hlavních rysů je systém centrálního ukládání dokumentů. Díky tomu je snadné přiložit k nějakému úkolu či projektu konkrétní soubor, případně ho vybrat přímo ze složky Files. I z toho důvodu Teamwork upřednostňují firmy, které kromě spolehlivého managementu úkolů vyžadují i velkou kapacitu pro sdílení souborů.
Jednotlivým úkolům můžete určit různou prioritu a sledovat i jejich trvání. Nástroj však snadno přizpůsobíte i osobním potřebám a stylu práce. Obsahuje kalendář, chat i šablony úkolů. Díky nim se dají snadno vytvořit nové projekty i úkoly, které se jich týkají.
Podle některých uživatelů a recenzentů patří k nevýhodám platformy méně efektivní management úkolů. Pracný je zejména tehdy, když potřebujete upravit nebo importovat více úkolů najednou. Nevýhodou je také to, že na některých prohlížečích či operačních systémech nemusí fungovat na sto procent.
Trello
Opět jeden z oblíbených a uživatelsky dostupných, rychlých a flexibilních nástrojů, který usnadňuje týmům malých či středních podniků jejich vzájemnou spolupráci. Jak developeři této aplikace tvrdí, jde prostě „o webstránku, kde si můžete vytvářet celé seznamy úkolů“.
Projekty rozdělené do přehledných sloupců se nazývají „boards“ (tabule) a člení se na seznamy a menší dílčí položky – takzvané „cards“ (karty). Jednotlivé boardy lze exportovat do PDF, aby se daly snadno archivovat. Sem lze připojovat další soubory, například fotky nebo komentáře.
Můžete si ho tedy představit jako nějakou virtuální tabuli, na kterou se dají kreslit a zapisovat různé ideje v rámci společného brainstormingu. Hodí se tedy zejména firmám, které rády komunikují a diskutují vizuálně.
Trellis je dostupné pro iOS i Android. Nabízí také drag-and-drop funkci, čili možnost přesouvat soubory mezi sebou pouzeposunutím. Je třeba dodat, že lépe to funguje zejména na mobilních zařízeních.
IDoneThis
Tato aplikace je nástrojem na měření produktivity týmu, ideálně tehdy, pokud jeho velká část pracuje a komunikuje na dálku. Namísto seznamů úkolů pracuje s takzvaným „done list“, čili s jakýmsi seznamem splněných úkolů. Takto umožňuje bez zbytečných sáhodlouhých porad či telefonátů kontrolovat výkonnost a efektivitu vlastního týmu a zároveň zvýšit povědomí lidí o vlastním podílu na úspěchu celého projektu.
Jak to vlastně funguje? Na pohled vcelku jednoduše. Na konci každého dne vám aplikace zašle email s otázkou: „Co jsi dnes udělal?“ Jediné, co musíte udělat vy, je sepsat seznam vykonané práce. Aplikace pak tento seznam zpracuje a uloží do kalendáře, ke kterému mají všichni členové týmu přístup. Vše je tedy maximálně transparentní, včetně práce, kterou odpracuje „vedení“.
Mohlo by se zdát, že taková aplikace je na pohled vcelku zbytečná. Nakonec, email s otázkou, co jste v ten den vykonali, vám může poslat i nadřízený či samotný šéf. Mnohým se takový způsob kontroly zdá méně příjemný – cítí se být pod větším tlakem, protože mají pocit, že „Velký Bratr“ se stále dívá. Jak však tvrdí zakladatelé IDoneThis, tato aplikace přináší hned dvě výhody.
Na jedné straně odlehčuje vedení firmy od neustálého kontrolování zaměstnanců. Aplikace totiž lidem na konci dne sama posílá připomínky. Taková rekapitulace každodenního progresu však může působit motivačně i na samotné zaměstnance. Představte si, že každý den běháte několik kilometrů a postupně si trasu prodlužujete. Když se vám v jiný den podaří odběhnout více, pociťujete euforii. Podobně to může být i s plněním úkolů. Postupně se můžete naučit odpracovat si množství práce, které jste si předsevzali udělat.
Hlavním benefitem této aplikace je tedy motivování k disciplíně a k povědomí o vlastní důležitosti. Autoři aplikace totiž věří, že k tomu, abyste pracovali efektivně a rozumně, potřebujete určitý emocionální náboj. A ten přichází právě z vědomí, jakým vkladem jste přispěli ke společnému dílu. K tomu slouží i „Like“ tlačítka či komentáře, kterými můžete lidem v týmu pogratulovat k úspěchu nebo jim dát zpětnou vazbu. Nebo můžete označit osoby, které vám s něčím pomohli.
Chcete-li aplikaci používat jako jednotlivec, můžete si ji stáhnout zdarma jako takzvaný Hobby Plan, za ostatní verze se platí měsíční poplatek od 9 dolarů na uživatele.
Slack
Tuto aplikaci, kterou vytvořil jeden ze zakladatelů Flickr, lze označit za sofistikovanější chat. Používání je maximálně intuitivní a stáhnout si ji můžete i do mobilu.
Nezatěžuje zbytečně pamět vašeho počítače a je skvělý zejména tehdy, pokud chcete eliminovat zbytečné emaily, potřebujete něco rychle vyřídit s kolegy, vyřídit nějakou nepracovní záležitost nebo se s týmem občas zabavit (ano, i to je potřeba J), k čemuž vám slouží emotikony či možnost připojovat do konverzací různé pohyblivé GIF obrázky.
Prostřednictvím Slacku není problém sdílet soubory, jako JPG, PDF či další, ale zároveň s ním propojit i další aplikace, jako IFTT, Google Hangouts, Dropbox atd. Kromě konverzací zde snadno zrealizujete i videohovor. Projekty zde však nelze řídit. Nezatěžuje paměť.
Abyste v rámci větší komunikace mohli adresovat určité zprávy konkrétním lidem, můžete je jednoduše označit zavináčem podobně jako na Twitteru, například @zuzana. Konverzace se zde dají vést mezi dvěma či menším počtem členů, nebo v rámci konkrétního týmu, takzvaného kanálu (@channel), takže nemusíte zbytečně zatěžovat lidí, kterých se úkol vůbec netýká.
Toggl
Tento skvělý nástroj na měření času, který jste strávili při plnění jednotlivých úkolů, můžeme jen doporučit. Umožňuje selektovat nejen klienty, ale i projekty a v popisu blíže specifikovat úkoly, kterým se právě věnujete.
Pokud si stáhnete Toggl do svého počítače, získáte nástroj, který vám nejenže přesně změří čas strávený při konkrétních projektech, ale zároveň vám bude průběžně na pracovní plochu zasílat připomínky, abyste nezapomněli svůj čas opravdu měřit. Je totiž pochopitelné, že člověk někdy v zamyšlení či zápalu práce zapomene spustit časomíru.
Veškerou provedenou práci si Toggl zaznamenává, takže souhrnnou zprávu (Report) o stavu svého odpracovaného času máte neustále k dispozici. Finální výkaz práce můžete jednoduše vyexportovat do PDF dokumentu.
Google Docs
Jedním ze spolehlivých cloudů na správu velkého množství nejrůznějších souborů a dokumentů je platforma Google Docs, kterou máme vyzkoušenou, a opravdu funguje. Hlavně vás osvobodí od mnoha zbytečných mailů a komunikace.
Hlavní výhodou je, že přístup k jednotlivým uloženým materiálům lze nastavit pro každého člena týmu individuálně a v rámci týmu lze dokumenty sdílet, upravovat i komentovat v téže době. Google Apps nabízí i sledování historie dílčích verzí dokumentu během celého procesu.
Zapier
V době, kdy je trh přeplněný aplikacemi a platformami na vylepšování pracovních procesů, bylo načase, aby se objevil i nástroj na jejich sjednocení a vzájemné propojení. Je více než jisté, že jako podnikatel nebudete používat jen jednu, ale hned několik platforem, například Google Docs na správu dokumentů, Slack na rychlou komunikaci týmu i Toggl na sledování času, který jste strávili na jednotlivých úkolech.
Zapier je aplikace využívající tzv. API (Application Program Interface), což je rozhraní pro programování aplikací. Je součástí většiny moderních aplikací, kterým umožňuje navzájem komunikovat, nahrávat informace, stahovat uložená data či jakýmkoliv jiným způsobem interagovat. Zapier je tedy jakýmsi „prostředníkem“ mezi několika aplikacemi.
Jak to funguje? Představte si, že do své emailové schránky dostanete email s přílohou, ta se automaticky uloží například na Dropbox a na Slack vám přijde upozornění o nové zprávě. Tyto synchronizované akce mezi propojenými aplikacemi se nazývají Zap.
Zapier je kompatibilní asi s 500 aplikacemi a výrazně zkracuje čas mnoha akcí, které byste prováděli samostatně v každé jedné platformě.
OneTab
Užitek tohoto nástroje ocení zejména ti, kteří mají běžně ve svém prohlížeči otevřeno množství oken. Čím je oken více, tím menší přehled o otevřených stránkách máte a tím více svůj počítač zatěžujete a zpomalujete. Pokud vás postihne taková situace, můžete jednoduše použít OneTab a zkonvertovat všechny záložky do přehledného seznamu. Pokud se k nim opět potřebujete dostat, můžete je snadno obnovit. Aplikace tak dokáže s přehledem uspořit množství paměti vašeho počítače.
Menší nevýhodu je, že OneTab je dostupný pouze pro Google Chrome a Firefox. Na druhé straně umožňuje exportovat i importovat seznam URL stránek nebo vytvořit samostatnou webovou stránku se seznamem záložek, které pak můžete sdílet s jinými lidmi prostřednictvím počítače, tabletu či smartphonu.
LastPass
Velký zmatek může způsobit i nepřeberné množství hesel, kterými v dnešní době člověk disponuje. Zapomenuté hesla, jejich neustálé obnovování a zapisování vás obírá o čas, který byste mohli využít jinak. I na to je však řešení.
LastPass je rozšířením pro různé prohlížeče (Chrome, Firefox, Safari, Opera či Explorer), které umožňuje ukládat a pamatovat si přístupové údaje k různým stránkám, skupinám, platformám či eshopům. Můžete jej sdílet se svou rodinou či členy týmu.
Závěr
Většina těchto aplikací je dostupná zdarma, případně v tzv. trial verzi, díky čemuž si je můžete na několik dní jen nezávazně vyzkoušet. Pokud máte permanentní problémy s řízením svého času, případně s organizací úkolů v rámci týmu, určitě se to vyplatí.
