Den má jen 24 hodin, a ty však často nestačí ke splnění všech povinností, které nás čekají. Tento článek vás provede několika jednoduchými a efektivními strategiemi, díky kterým můžete zvýšit produktivitu v práci a pracovní výkonnost.
Existují jen dva způsoby, jak zvýšit váš výkon. Můžete se pokusit přijít na to, jak by mohl den trvat více hodin nebo jednoduše pracovat efektivněji. Jako reálná se však zdá jen druhá možnost. Lepší výkonnost v práci není raketová věda, ale vyžaduje, abyste se více soustředili na to, jak využíváte svůj čas. Klíčové je si pečlivě promyslet a naplánovat aktivity, které v daný den potřebujete a chcete stihnout. Následně eliminovat rozptylující faktory, které vám brání k jejich naplnění a využití vašeho výkonnostního potenciálu.
V článku se dozvíte:
- Udělejte si „To do list“
- Dodržujte dvouminutové pravidlo
- Přestaňte s multitaskingem
- Sledujte kolik času strávíte při plnění úkolů
- Vezměte si krátkou přestávku
- Zbavte se iluze dokonalosti
- Vypněte si notifikace
- Dopřejte si dostatek spánku
Udělejte si „To do list“
Před začátkem práce nebo na konci předchozího dne si vždy promyslete, jaké úkoly za daný den musíte stihnout a chcete udělat. Následně si vypracujte seznam jednotlivých kroků, které jsou potřebné k naplnění daných činností. Úkoly si rozložte na drobné kroky. Díky tomu rychleji uvidíte váš posun, což bude působit opravdu motivující. Je to jako dopaminová bomba pro váš mozek. Dopamin je hormon, který přináší pocit odměny a povzbuzení, čímž podněcuje člověka k aktivitám a dosažení cíle.
Díky „To do listu“ máte jasný přehled nad vašimi aktivitami. Takový seznam si můžete napsat klasicky na papír a postupně splněné úkoly odškrtnout. Můžete také využít mobilní aplikaci pro poznámky, která však obsahuje funkci označení splněných políček. Pomocí tohoto způsobu uvidíte, co všechno jste už stihli udělat a jak se váš seznam postupně krátí. Budete mít ze sebe dobrý pocit, a to vás bude motivovat k další aktivitě a produktivitě.
Dodržujte dvouminutové pravidlo
Abyste svůj čas strávený v práci využili co nejefektivněji, známý podnikatel Steve Olenski, nejvlivnější obsahový stratég, doporučuje takzvané „dvouminutové pravidlo“. Jeho princip je velmi jednoduchý. Pokud během práce natrefíte na roli, o které si myslíte, že ji zvládnete do dvou minut, okamžitě ji udělejte.
Podle Olenského vám takový přístup k pracovním úkolům ušetří opravdu hodně času. Pokud byste úlohu neprovedli okamžitě, ale odložili ji na později, její splnění by vám zabralo mnohem více času. Když budete dodržovat tento princip, pomůže vám to předejít prokrastinaci a stresu z nahromaděných nedokončených úkolů.
Přestaňte s multitaskingem
Mohlo by se zdát, že vykonávání několika činností současně, zvýší vaši produktivitu a více toho během dne stihnete. Je to však milé stigma společnosti a právě opak je v pravdou. Psychologové se shodují na tom, že vykonávání více činností najednou vás v konečném důsledku stojí mnohem více času.
Pokud děláte více činností současně, vašemu mozku trvá mnohem déle, než se začne opět plně soustředit. Studie ukazují, že multitasking snižuje efektivitu až o 40 %. Takže multitaskingu se raději vyhněte. Věnujte své soustředění jedné činnosti, kterou díky tomu provedete pořádně, ale také rychleji a v konečném důsledku efektivněji.
Sledujte kolik času strávíte při plnění konkrétních úkolů
Mnoho lidí si myslí, že má zcela pod kontrolou, kolik času jim zabírá splnění jednotlivých pracovních úkolů. Některé výzkumy však dokazují, že pouze 17 % lidí umí přesně odhadnout svůj čas vynaložený při plnění svých povinností. Pokud mezi ně nepatříte, nezoufejte.
V současnosti jsou na trhu různé online nástroje, které vám tuto práci usnadní. Zkuste být při monitorování vaší pracovní doby důslednější s použitím aplikace RescueTime nebo Toggl. Díky nim zjistíte, kolik času ztrácíte trávením na sociálních sítích, prohlížením e-mailů, čtením článků či jiných činností, které jsou součástí vaší práce.
Vezměte si krátkou přestávku
Může to znít neuvěřitelně, ale přestávka skutečně může pomoci vaší produktivitě. Při nepřetržité práci na jednom úkolu dochází postupně ke ztrátám výkonnosti, protože váš mozek se prostě nedokáže soustředit na jeden úkol více než 1 hodinu. Nejsme přece stroje, jsme jen lidé. Příkladem je i systém fungující na základních a středních školách, kde mají žáci 5 až 10 minutovou přestávku po každé 45-minutové hodině.
Vezmete-li si například každou hodinu 5-minutovou přestávku, udržíte si tak soustředěnost a konstantní výkon při plnění vašich pracovních povinností. Můžete se projít po kanceláři, vyvětrat prostory, uvařit si oblíbený čaj nebo kávu. Odreagujete vaši mysl a práce vám hned půjde jako po másle.
Zbavte se iluze dokonalosti nebo „Done is better than perfect“
Přirozeně se snažíme o to, aby naše práce byla splněna na 100 %. Pokud jste zároveň i perfekcionista, o to víc si na tom zakládáte. Neustálé honění se za iluzí dokonalosti a trápení se nad tím, jak přivést pracovní zadání k dokonalosti, vám často může zabrat více času, než byste chtěli.
Mnohem důležitější však je, abyste práci dokončili a dodrželi stanovený deadline. Myslete na to, že přece vždy se k dokončenému úkolu můžete vrátit a případně jej vylepšit, pokud je to nutné a potřebné. Pokud děláte svoji práci svědomitě, v tom případě rozhodně platí pravidlo, že „Done is better than perfect“. Tento přístup oceníte nejen vy, ale také váš zaměstnavatel či obchodní partner.
Vypněte si notifikace, které snižují vaši soustředěnost
Tím, že žijeme v době kdy jsme obklopeni a zahlceni všemožnými technologiemi, je opravdu těžké odolat novým zprávám, e-mailům a upozorněním, které nám během dne neustále vyskakují na obrazovkách telefonů či počítačů. Pokud však během pracovní doby chcete být opravdu produktivní, nenechte se při práci rozptylovat notifikacemi z mobilu.
Studie kalifornské univerzity ukázala, že našemu mozku trvá až 23 minut, než se opět začne plně soustředit na pracovní úlohu. Kvůli neustálému rozptylování notifikacemi ztrácíte soustředěnost, koncentraci i produktivitu. To je dobrý důvod k tomu, abyste si vypnuli nebo minimálně ztlumili zvuk všech upozornění v telefonu během vaší pracovní doby.
Dopřejte si dostatek spánku
Všichni víme, že nedostatek spánku má negativní vliv na pracovní výkon. Nedostatek spánku snižuje koncentraci, paměť a také negativně ovlivňuje logické myšlení. Dopřejte si proto každý den alespoň 7 až 9 hodinový spánek denně. Pokud si nemůžete dopřát kvalitní spánek během noci, dopřejte si čas na krátkého šlofíku během dne.Kniha „Proč spíme“ od autora Matthewa Walkera jasně popisuje důležitost a vliv spánku na každodenní život člověka. Matthew Walker, vědec a profesor na Kalifornské univerzitě, také vystoupil na konferenci TED, kde hovořil o tom, proč je pro nás spánek tak důležitý.
Každý váš den nebude produktivní na 100%. Netrapte se však tím a raději zaměřte svou energii na implementování zmíněných tipů do vašeho pracovního dne. Jakmile přijdete na to, které z nich jsou pro vás ideální, budete velmi překvapeni o kolik práce zvládnete udělat víc. Jak vypadá váš pracovní den? Dopřejete si během něj krátkou pauzu na kávu nebo jste spíše zastánci vytrvalé práce?
Zdroje:
https://www.rescuetime.com/
https://toggl.com/
https://www.ics.uci.edu/~gmark/chi08-mark.pdf
https://slack.com/blog/collaboration/top-strategies-improving-business-productivity
https://www.inc.com/john-rampton/15-ways-to-increase-productivity-at-work.html
https://www.youtube.com/watch?v=5MuIMqhT8DM
