Řízení vzdálených týmů klade na manažery vysoké nároky. V období, kdy k home office přistoupilo více společností, čelí této výzvě mnozí z nich poprvé. Jak zvládnout budování kolektivního směrování a udržení dobrých pracovních vztahů bez fyzické přítomnosti? Podmínkou úspěchu je rovnováha mezi strukturou a flexibilitou.
Virtuální spolupráce není žádnou novinkou. „Jako první mě napadli především obchodníci, kteří převážnou část svého pracovního týdne tráví v terénu mimo office. Tato skupina zaměstnanců, jakož i jejich nadřízených, už léta zná tento způsob řízení. Hovoříme například o sektoru FMCG, finančním, o sektoru v oblasti nemovitostí, technickém – všude tam, kde je třeba mít neustále velmi blízký kontakt se zákazníkem.“
Preferují zaměstnanci home office?
Práci na dálku plně důvěřuje 58 % manažerů. Vyplývá to z průzkumu společnosti Microsoft, který provedla v 19 evropských zemích, včetně Česka a Slovenska (2017). Přesto v praxi převažuje práce v sdílených kancelářích. Nárok na oddělení pracovního prostředí od toho soukromého, jakož i potřeba osobního kontaktu s lidmi a snaha předejít izolaci se odráží na popularitě coworkingových center i oblíbené práci v kavárnách. Ta v současnosti není umožněna ani lidem, kteří „z domu“ pracují dlouhodobě.
Vedení na dálku mnohým zaměstnancům nevyhovuje, v některých případech není možné vůbec. „Jde především o manuální pracovní pozice a takové, kde je třeba fyzicky provádět pravidelnou a opakovanou kontrolu. Mohou to být zaměstnanci ve stavebním průmyslu – zaměstnanci přímo na stavbách, ve výrobních společnostech, ale i v gastro průmyslu, zda zaměstnanci přímo v obchodě. Toto je skupina zaměstnanců, kteří potřebují pravidelnou zpětnou vazbu a osobní kontakt se svým šéfem,“ vysvětluje Zuzana.
Vidíme tak kolektiv zaměstnanců, kteří se kvůli opatřením v souvislosti se šířením koronaviru museli přizpůsobit novým pracovním podmínkám. Mnozí byli nuceni dočasně změnit roli ve společnosti a náplň své práce. Na druhé straně stojí skupina podnikatelů, manažerů a vedoucích, kteří potřebují najít nový způsob vedení týmů v těchto nelehkých podmínkách.
Výzvy, se kterými se můžete setkat
- Nedostatek osobního kontaktu – vedoucí se obávají, že zaměstnanci nebudou podávat dostatečný výkon a zaměstnanci se potýkají s nižší mírou podpory a usměrňování.
- Zhoršený přístup k informacím – pracovníků často překvapuje čas a úsilí potřebné k získání informací o průběhu práce od svých nadřízených a kolegů.
- Sociální izolace – samota je jednou z nejčastějších stížností týkajících se práce na dálku, zaměstnancům chybí neformální interakce kancelářského prostředí.
- Rozptýlení – li v domácnosti zaměstnanců přítomni další členové rodiny a neexistuje zde prostor vyhrazený na práci, soustředění se stává náročnějším.
I když je vždy lepší předem stanovit jasnou politiku a školení při práci na dálku, v době krize nemusí být tato úroveň přípravy možná. Odpovědí na rychle se měnící okolnosti je fokus zaměřen na nejdůležitější principy. Do popředí vystupují základy dobrého managementu, včetně určování jasných cílů, komunikace a podpory silných týmových i individuálních stránek zaměstnanců.
Jasná a srozumitelná komunikace
Efektivní práce na dálku začíná u dobře zvládnuté komunikací. „V úvodu je třeba rozhodnout, přes jaký komunikační kanál se bude komunikovat a také je důležité ověřit si, že každý člen týmu má na to přiměřené technické vybavení a s daným komunikačním nástrojem umí dostatečně pracovat. Pokud se najdou tací, co to nevědí, je třeba naučit je to a ověřit si, že to zvládnou. „
V jakých případech je třeba využít skupinový chat a kdy je vhodné poslat individuální e-mail? Za jakých podmínek bude nezbytný telefonát? Odpovědi na tyto otázky pomohou udržet jednotný proud komunikace pro všechny členy týmu. Komunikace by měla mít jasná pravidla. Vhodné je i oddělení pracovní komunikace od osobních kanálů. Namísto posílání zpráv na Facebooku můžete využít Slack nebo Flowdock.
Práce na dálku bude efektivnější, když manažeři stanoví jasné očekávání týkající se frekvence, prostředků a ideálního načasování komunikace pro své týmy. Pokud je to možné, informujte své zaměstnance o nejlepším způsobu a čase, jak vás kontaktovat během pracovního dne.
Udržení pracovní struktury na dálku
Získávání informací o progresu práce je ve vzdáleném týmu náročnější, než ve společné kanceláři. Někteří lídři mohou zavést denní online meetingy, jiným týmem postačí skupinový hovor jednou týdně. „Velmi pomůže definovat si pravidla a systém takové práce. Například to může být: jak často se budou onlinových setkávat, jak dlouho bude trvat online meeting, jakou bude mít strukturu, nebo co je úkolem každého člena týmu na tomto meetingu, “ říká Zuzana.
Rozvržení úkolů a očekávání
Úkoly členů týmu by měly být jasně přiděleny, stejně jako krátkodobé a dlouhodobé cíle jednotlivců. V domácích podmínkách je vhodnější zaměřit se na výsledky a nehodnotit výkonnost zaměstnance pouze podle počtu odpracovaných hodin. „Za užitečné považuji i individuální konzultace na dálku. Pokud je to možné, tak upřednostnit co nejosobnější formu Online, jakou je videohovor, případně telefonát. „
Pracovní hodiny
Vyčleněné pracovní hodiny mohou pomoci těm zaměstnancům, kteří mají v domácím prostředí sklon k neustálé práci. „Nekonečné“ pracovní dny mohou vyústit v neschopnost vypořádat se se stresem a zanedbání osobního života. Najsnaživejším zaměstnancům bude možná nutné na konci pracovního dne připomenout, že je čas na odpočinek. Na druhé straně, manažeři by měly zohlednit situaci pracujících rodičů, kteří jsou doma s dětmi a podpořit jejich práci v čase, který jim nejvíce vyhovuje.
Podpora zaměstnanců pracujících z domu
Nejúspěšnější manažeři jsou dobří posluchači, dokáží si s členy týmu vybudovat vzájemnou důvěru a respekt. Při vedení týmu na dálku se vyplácí rovnováha a cit pro potřeby každého zaměstnance. „Lídr by měl během tohoto období více podporovat a povzbuzovat, měl by být smělý zkoušet vše, co se vzhledem k situaci dá zkoušet, a spolu s týmem si to vyhodnocoval. Měl by si pravidelně ptát zpětnou vazbu a flexibilně na ni reagovat. „
„Pro mnohé z nás je toto nečekaná a nová situace. Podívejme se na ni jako na příležitost naučit se něco nového. Věřím, že se z nás všech se stanou ještě zručnější lídři a zaměstnanci, jejichž podobná situace už nepřekvapí.“ – uzavírá Zuzana Száraz.
